1. Quy tắc ghi thực đơn gọi món
Tại Việt Nam, đa số các nhà hàng chưa đặt nhiều sự chú ý vào việc nhận thực đơn gọi món từ khách (Order), vẫn đang áp dụng theo cách quản lý nhà hàng nhỏ, truyền thống. Vì thế dẫn đến nhiều trường hợp khách khá khó chịu vì đợi lâu mà món chưa đưa lên, hoặc ghi nhận nhầm, sai món cho khách. Việc nhận order từ khách cho dù đơn giản chỉ là ghi lại món ăn và báo với khu vực bếp, thế nhưng vẫn có nhiều trường hợp có sai sót xảy ra. Có nhiều trường hợp nhân viên đã bị phạt do ghi nhận sai món của khách. Để cách quản lý nhà hàng, quán ăn uống được chuyên nghiệp hơn, nhân viên cũng thoải mái hơn trong lúc order, chủ nhà hàng cần thiết lập quy trình quản lý nhà hàng theo hướng chuyên nghiệp hóa. Cần phải nắm được một vài quy tắc quan trọng như sau:
Quản lý nhà hàng có trách nhiệm trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên việc quản lý sổ gọi món từ thu ngân.
Mọi việc bàn giao cần có xác nhận của người nhận vào sổ giao nhận.
Trong mọi trường hợp, người đang đảm nhận việc ghi món sẽ không được giao sổ cho những người không có trách nhiệm giữ sổ.
Cuối cùng, trong thời gian nhà hàng không phục vụ, sổ gọi món cần được cất giữ cẩn thận.
Rất nhiều cửa hàng ăn uống, cafe đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, tính tiền quán cafe đơn giản, giá rẻ vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng.
Không phải ai cũng có kỹ năng quản lý nhà hàng vậy nên bạn cần trang bị một số lưu ý, quy tắc ghi món dưới đây:
Nhân viên phải ghi order theo số thứ tự để dễ dàng kiểm soát
Sau khi đã nhận đầy đủ order, phải ngay lập tức chuyển tới bộ phận bếp để không kéo dài thời gian khách chờ đợi.
Ghi order phải thật rõ ràng và đầy đủ, ghi chú rõ những yêu cầu riêng của khách (Ví dụ: ít đá, ít đường, không cay, nhiều ớt…). Một kinh nghiệm quản lý nhà hàng đối với việc ghi order hiện nay rất hiệu quả và chuyên nghiệp đó chính là sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng dành cho lĩnh vực nhà hàng, ăn uống. Khi sử dụng những phần mềm, ứng dụng này bạn có thể ghi lại order một cách chính xác, không sai sót đồng thời yêu cầu sẽ được chuyển trực tiếp cho phòng bếp. Việc quản lý hoạt động order từ xa cũng rất đơn giản, chỉ cần kết nối với tài khoản nhà hàng là mọi giao dịch đều được kiểm soát theo yêu cầu của bạn. Việc sử dụng phần mềm vô hình chung cũng giúp chủ quán thiết lập được quy trình quản lý nhà hàng, có sự kết nối, phân công công việc rõ ràng từng bước giữa các bộ phận.
2. Quy tắc sử dụng tiền trong giờ phục vụ
Vấn đề tiền bạc nếu không có sự chú ý và những quy tắc riêng thì rất dễ gây ra những trường hợp gây mất lòng lẫn nhau, đặc biệt, nếu có liên quan đến khách hàng thì đây sẽ là rủi ro rất đáng tiếc. Nếu không có những kỹ năng quản lý nhà hàng khéo léo, rất khó để tránh khỏi những trường hợp xấu xảy ra, việc sử dụng tiền trong giờ làm việc cũng cần có những quy định riêng để cách quản lý nhà hàng ăn uống được chuyên nghiệp hơn. Cụ thể như cách quản lý quán ăn nhỏ dưới đây:
Sau khi nhận tiền thanh toán từ khách, nhân viên phải cầm tiên tới quầy thu ngân ngay.
Khi thanh toán tiền cho khách, không được để tiền vào túi hoặc tủ riêng, cũng không được sử dụng tiền riêng để trả tiền cho khách. Nếu có, cần thông báo và được sự đồng ý của quản lý nhà hàng.
Trong quá trình phục vụ, nhân viên tuyệt đối không được xin hay có những hành động gợi ý khách hàng cho tiền tip. Nếu khách có ý định tip cho nhân viên, tiền tip cần được chuyển ngay tới quầy thu ngân ngay sau khi nhân viên bàn nhận được và tiến hành xử lý theo quy chế của nhà hàng.
Một cách quản lý tiền mặt tại các cửa hàng ăn uống đó chính là sử dụng các két tiền thông minh kết nối trực tiếp với máy bán hàng để theo dõi lượng tiền mặt chính xác theo từng giao dịch.
3. Quy tắc thanh toán
Thanh toán gần như là bước cuối cùng nhưng cũng là bước rất quan trọng giúp một nhà hàng ghi điểm trong mắt các “thượng khách”. Với cách quản lý nhà hàng ăn uống chuyên nghiệp, quy trình quản lý nhà hàng bằng những quy tắc dưới đây, chắc chắn khách hàng của bạn sẽ hài lòng.
Nhân viên phục vụ bàn nào sẽ có trách nhiệm thanh toán cho bàn đó, không thông qua những nhân viên khác trong nhà hàng.
Khi thu ngân chuyển hóa đơn, nhân viên phụ trách tại bàn phải kiểm tra lại một lượt các món. Nếu phát hiện những chi tiết không chính xác thì phải yêu cầu thu ngân điều chỉnh lại, tránh để khách hàng nhận được hóa đơn có sai sót.
Nhân viên bàn phụ trách thanh toán cần phải nắm được giá trị hóa đơn, số tiền khách phải trả và kiểm tra xem thu ngân đã hoàn trả lại tiền thừa đủ hay chưa. Nếu không, hãy nhắc thu ngân chuyển đủ trước khi gửi trả lại khách hàng.
Với bất kì lý do nào, nhân viên thu ngân không được thu thêm tiền của khách. Nếu trong hóa đơn in thiếu thì phải xin lỗi khách và yêu cầu thu ngân ghi/in bổ sung, sau đó mới thu thêm tiền của khách dựa trên hóa đơn đã sửa.
4. Quy tắc khuyến mãi, ưu đãi
Các chương trình giảm giá, ưu đãi, khuyến mại là những điều không còn xa lạ trong các nhà hàng ăn uống. Đặc biệt trong những dịp cuối năm, cận kề Giáng Sinh, năm mới như thời điểm này thì các nhà hàng càng đẩy mạnh hơn những chương trình này. Tuy nhiên, không ít nhà hàng gặp những khó khăn trong việc quản lý bởi số lượng khách quá đông hay và những sự thay đổi trong mức giá. Không có quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, nhiều quán xá vẫn quản lý theo cách quản lý nhà hàng nhỏ thông thường. Điều này gây ra không ít bất lợi.
Để việc kiểm soát dễ dàng hơn, các nhà hàng vẫn thường lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý nhà hàng . Phần mềm này không chỉ giúp các công đoạn gọi món, thông báo bếp, thanh toán,… đơn giản hơn mà còn giúp việc kiểm soát nhà hàng những ngày đông khách được chặt chẽ.
Ngoài ra, 2 quy tắc dưới đây sẽ giúp cách quản lý nhà hàng ăn uống chuyên nghiệp hơn:
Nhân viên phục vụ có nhiệm vụ phải thông báo cho khách các chương trình khuyến mãi cho khách hàng
Tất cả nhân viên bộ phận không được đãi người quen, bạn bè ăn miễn phí trừ trường hợp đã được quy định của nhà hàng.
Để thông tin về các chương trình khuyến mãi có thể đến được với khách hàng bạn nên sử dụng các kênh mạng xã hội để thông báo rộng rãi.
Quản lý các chương trình khuyến mãi bằng phần mềm quản lý bán hàng để tất cả các khách hàng đều được hưởng lợi và bạn hoàn toàn có thể quản lý các chương trình này từ xa một các dễ dàng.
Bài viết trên đây đã giúp các chủ nhà hàng biết cách quản lý nhà hàng nhỏ hoặc chuỗi cửa hàng, Thiết lập quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp bằng công cụ phần mềm quản lý nhà hàng Modunsoft. Đừng lo lắng rằng việc bạn không có kỹ năng quản lý nhà hàng sẽ cản trở công việc kinh doanh. Giờ đây, công nghệ đã thay đổi cách quản lý và giúp hạn chế thất thoát, gia tăng lợi nhuận hiệu quả.
