Có bao giờ bạn tự hỏi quản lý nhà hàng là làm gì?
Yêu cầu đối với quản lý nhà hàng cũng như nhiệm vụ của người quản lý nhà hàng, quán ăn giỏi là một công việc đầy thử thách, đòi hỏi người quản lý phải trang bị cho mình đầy đủ mọi kỹ năng, từ kỹ năng chuyên môn cho đến kỹ năng mềm.
Quản lý nhà hàng không phải là người “chỉ tay năm ngón” trong mọi hoạt động của cửa hàng mà phải là người nắm tất cả các trách nhiệm về quản lý nhân viên, quản lý tài chính, quản lý hàng hoá, tài sản, giải quyết sự cố và khiếu nại của khách và điều hành công việc tổng quan.
Phần lớn cách quản lý nhà hàng hiệu quả đều phụ thuộc vào người quản lý nhà hàng, vậy nên yêu cầu cần thiết đối với một người quản lý nhà hàng giỏi cũng rất là khắt khe.
– “Đa năng”, có kiến thức hiểu biết sâu rộng.
– Có khả năng phân tích, thiết lập được các loại báo cáo kinh doanh.
– Linh hoạt giải quyết tình huống, bất trắc xảy ra trong quá trình làm việc.
– Có tố chất quản lý, thích làm việc với con người.
Đối với một nhà hàng đơn lẻ thì việc quản lý đã không hề đơn giản, chưa kể đến một chuỗi nhà hàng/quán ăn thì mọi chuyện đã trở nên phức tạp hơn nhiều. Muốn đạt được hiệu quả kinh doanh cao, các chủ nhà hàng, quán ăn cần phải nắm trong tay những bí quyết riêng trong cách quản lý nhà hàng ăn uống của mình.
1. Quản lý tốt chất lượng dịch vụ và sản phẩm
Một trong những tiền đề quan trọng để đem đến cách quản lý quán ăn hiệu quả, giữ chân khách hàng dài lâu đó là chất lượng dịch vụ.
Tất nhiên, bất kỳ ai khi chi tiền cũng mong muốn chất lượng dịch vụ mình nhận lại được sẽ hoàn toàn xứng đáng với số tiền đã bỏ ra, vậy nên phương châm “khách hàng là thượng đế” là điều mà các nhà hàng – quán ăn phải luôn “khắc cốt ghi tâm”.
Để khách hàng cảm thấy hài lòng cũng như giữ chân được lòng trung thành thì chắc chắn không thể bỏ qua các cách quản lý nhà hàng cơ bản hiệu quả:
1.1 Tiêu chuẩn về tác phong, cung cách phục vụ của nhân viên
Theo kinh nghiệm quản lý nhà hàng ăn uống, 55% sự thành công của một nhà hàng phụ thuộc vào cung cách phục vụ, tuy nhiên trên thực tế hầu hết tại Việt Nam chỉ có 40% nhà hàng quán ăn chú ý đến điều này.
Các chủ nhà hàng quán ăn nên đầu tư thiết lập một quy trình quản lý nhà hàng ăn uống một cách cụ thể, được thông tin rõ ràng đến toàn bộ nhân viên tại cửa hàng. Dù trong bất kì tình huống nào đi chăng nữa, các nhân viên cũng đều phải tuân thủ những quy tắc phục vụ một cách chuyên nghiệp, để khách hàng có thể cảm nhận được sự thoải mái đến từ chất lượng dịch vụ mà nhà hàng đang cung cấp.
Với tình hình phát triển kinh doanh trong ngành nhà hàng ăn uống ngày một cạnh tranh, thì việc giảm đáng kể “thời gian chờ” của khách hàng là hết sức quan trọng. Chính vì thế mà cách quản lý một quán ăn hiệu quả không thể không đề cập đến việc cải tiến các dịch vụ của cửa hàng, điển hình như:
– Xây dựng lại quy trình làm việc giữa các bộ phận: nhân viên phục vụ sẽ túc trực tại khu vực được giao, thu ngân chỉ nhận order món tại khu vực quầy, nhân viên pha chế chỉ tập trung chế biến mà không cần phải lo việc bưng bê ra cho khách…
– Cải tiến quy trình quản lý bán hàng tại quán: sử dụng hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, giảm thời gian chờ đợi của khách bằng cách cho nhân viên phục phụ nhận order món thông qua máy tính bảng, điện thoại…
– Sử dụng các dịch vụ giao thức ăn uy tín, chuyên nghiệp: Thay vì phải tốn thêm chi phí đào tạo một đội ngũ shipper riêng, chủ cửa hàng có thể sử dụng dịch vụ của các bên thứ 3 như: Now Services,…
1.2 Phân tích thói quen tiêu dùng của khách hàng
Không chỉ chuyên tâm chú trọng đến việc cải tiến chất lượng của quy trình, tác phong làm việc người làm quản lý cần phải chú ý đến thói quen tiêu dùng của khách hàng, để đáp ứng đủ mọi nhu cầu từ khách hàng, dù chỉ là nhỏ nhất như:
– Lắp đặt mạng wifi mạnh
– Có ổ cắm điện ở nhiều vị trí
– Cung cấp dây sạc cho điện thoại trong trường hợp khách cần
– Có khu vui chơi cho trẻ em
– Có ghế nhỏ dành riêng cho trẻ em
– Tặng miễn phí áo mưa khi mưa đột xuất…
1.3 Chú trọng đến việc quản lý chất lượng món ăn
Dĩ nhiên khi nói đến chất lượng dịch vụ thì không thể nào bỏ qua yếu tố về chất lượng món ăn. Dù khách hàng được trải nghiệm một dịch vụ tốt đến cỡ nào đi chăng nữa nhưng chất lượng đồ ăn tại nhà hàng không để lại ấn tượng gì cho họ thì việc quay trở lại e là khá khó khăn.
Hơn thế nữa, khách hàng ngày càng “sành ăn”, yêu cầu chất lượng đồ ăn thức uống ngày càng cao do đó chất lượng đồ ăn phục vụ cho các “thượng đế” cần phải được quan tâm nhiều hơn.
1.4 Một số yếu tố ảnh hưởng khác
Một số “thủ thuật” giúp quản lý cửa hàng có thể dễ dàng đạt được sự hài lòng của khách hàng như:
– Thay đổi thực đơn: các thức uống đặc trưng dành cho mùa nóng, các loại thức ăn ấm nóng dành cho mùa lạnh.
– Thường xuyên làm khảo sát cảm nhận về đồ ăn của cửa hàng: điều này giúp cửa hàng nhanh chóng biết được những điểm cần điều chỉnh trong mùi vị đồ ăn.
Ngoài ra, cửa hàng luôn phải quan tâm đến chất lượng chế biến của đầu bếp để nhanh chóng điều chỉnh lại công thức phù hợp nhất cho khẩu vị của khách hàng.
Cùng với điều đó, nên thường xuyên theo dõi đánh giá chất lượng món ăn trước khi phục vụ cho khách để tránh những tình trạng xuống cấp trong chế biến khi áp lực về lượng khách tăng đột biến. Đây là cách quản lý nhà hàng giỏi thường được các chủ quán chuyên nghiệp chú ý đến.
2. Xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên hiệu quả
Cách quản lý nhân viên nhà hàng cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng, do vậy chủ cửa hàng cần có những chú ý cần thiết để nhân viên có phong cách làm việc và thái độ tốt nhất, bằng cách:
– Training bài bản: Để làm được điều đó, các cửa hàng có thể phác thảo ra thành văn bản, hoặc có những tài liệu cụ thể về quy trình hoạt động của cửa hàng, trong đó cần thể hiện rõ cách thức thực hiện như thế nào hoặc có những buổi huấn luyện riêng dành cho nhân viên, cho thời gian nhân viên làm quen và thuần thục với phong cách phục vụ của cửa hàng.
– Đồng thời, nhà hàng cũng cần đề cao thái độ khi phục vụ khách hàng để có thể dễ dàng có được sự hài lòng của các “thượng đế”. Thái độ ảnh hưởng rất nhiều đến cảm nhận của khách, điều này có thể giúp khách của bạn nhanh chóng vui vẻ và đánh giá cao nhà hàng hoặc sẽ rất nhanh thất vọng.
Việc đào tạo nhân viên, huấn luyện bài bản không những giúp khách hàng trải nghiệm được một phong cách phục vụ tốt, đánh giá cao về cách quản lý nhà hàng chuyên nghiệp mà còn giúp nhân viên tin tưởng vào hoạt động của cửa hàng.
– Thưởng phạt công tâm: dù cho quy mô quán ăn nhỏ hay lớn thì đây cũng là một trong những “chiến thuật” cực kỳ hữu hiệu để có được sự tận tâm từ nhân viên của bạn.
Cần công bố một cách minh bạch về các hạng mục phần thưởng khen ngợi hay các điều khoản phạt khi làm việc. Điều này giúp nhân viên của bạn có sự phấn đấu cũng như rèn luyện phong cách làm việc quy củ và có trách nhiệm về những điều mình làm.
– Chương trình đào tạo nâng cao: Để nhân viên thực sự tin tưởng vào những công việc mình đang làm và phát triển sự nghiệp trong tương lai, quản lý nhà hàng cũng nên có những chương trình đào tạo nâng cao tay nghề hay đơn giản hơn là cho nhân viên tham gia vào các hội thảo, gửi đi học tại các trung tâm đào tạo tay nghề.
Đầu tư cho con người là một trong những cách làm đúng đắn mà bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần phải đầu tư, đây cũng chính là tiền đề để nâng cao chất lượng toàn bộ cửa hàng của bạn.
3. Giữ mọi hoạt động tại cửa hàng luôn trong tầm kiểm soát
Trong số những công việc của người quản lý nhà hàng thì quản lý tài chính và quản lý hàng hóa là hai công việc được cho là khó khăn nhất.
– Quản lý tài chính: Người quản lý nhà hàng sẽ là người trực tiếp nắm bắt các hoạt động liên quan đến dòng tiền, theo dõi doanh thu, lợi nhuận hàng ngày. Ngoài ra quản lý nhà hàng còn có thêm một khoản thu nhập khác là tiền tips
– Quản lý hàng hóa: Tất cả công việc thu mua hàng hóa, thực phẩm, kiểm tra hàng trong kho mỗi ngày đều được giám sát bởi người quản lý nhà hàng.
Người quản lý nhà hàng còn chịu trách nhiệm về những yêu cầu xuất – nhập kho, hoặc xử lý những tình huống trục trặc liên quan đến thức ăn.
Hơn thế nữa, người quản lý phải thường xuyên theo dõi số lượng hàng tồn kho để kịp thời giải trình, báo cáo những trường hợp mất mát, hư hỏng.
Tuy nhiên, trên thực tế, thật khó để quản lý nhà hàng có thể giữ mọi hoạt động kinh doanh của mình luôn ở mức ổn định trong tầm kiểm soát 24/24 giờ.
Ví dụ như không thể nào liên tục đứng bên máy tính tiền của tất cả các chi nhánh hay không thể suốt ngày phải chạy đi chạy lại để kiểm tra số lượng hàng trong kho còn bao nhiêu để tiến hành đặt thêm…
Vấn đề được đặt ra ở đây là cách quản lý nhà hàng từ xa như thế nào cho hiệu quả?
Hiểu rõ được nhu cầu đó, một số giải pháp được đưa ra để gợi ý hướng khắc phục:
– Nắm bắt tình hình trực tiếp với các phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn: Nếu như ngày trước, các chủ kinh doanh thường quản lý nhà hàng bằng excel thì các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đang là công cụ giải quyết mọi vấn đề quản lý của các chủ cửa hàng. Điều này khiến cho việc xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng không còn là điều khó khăn nữa.
Cụ thể hơn là các phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản hiện nay có thể cung cấp thông tin về doanh thu trực tiếp tại cửa hàng/ tại các chi nhánh, hoặc kiểm soát chính xác số lượng hàng tồn kho hiện có,…
Hơn thế nữa, với việc các hệ thống quản lý bán hàng tự động ngày càng được cải tiến và hoàn thiện hơn trước. Giờ đây, chủ cửa hàng đã có thể quản lý nhà hàng từ xa thông qua ứng dụng quản lý trên các thiết bị tablet hoặc smartphone, đây là một trong những cách quản lý nhà hàng quán ăn hiệu quả và khoa học hơn.
Để vận hành một nhà hàng hoặc quán ăn là điều không hề dễ dàng, đặc biệt nhà hàng càng lớn hay chuỗi nhà hàng thì lại càng có nhiều vấn đề phát sinh hơn. Tuy nhiên, nếu duy trì được cách quản lý nhà hàng quán ăn hiệu quả như trên thì dù quy mô quán ăn, nhà hàng của bạn như thế nào thì đều dễ dàng có được lòng tin của khách hàng, doanh thu cũng từ đó mà nhanh chóng tăng cao.
